БаДМ использует ЭДО от Linkos Group. Лидеры работают #БЕЗПАПЕРУ
В последние майские выходные, на одной из лучших бизнес-площадок столицы, КВЦ "Парковый", состоялась всеукраинская ІТ-конференция "Форсайт 1.9 Будущие", посвященная электронному документообороту (ЭДО). Организовал масштабное мероприятие национальный разработчик программных решений – Linkos Group, который уже 19 лет подряд создает безбумажные технологии: оцифровывает отчетность и бухгалтерские документы на рынке Украины.
Футуристический стиль, инопланетные персонажи и роботы встречали гостей и участников события, что создавало соответствующую атмосферу технологического будущего. Мероприятие собрало лидеров рынка из разных областей, стратегических бизнес-партнеров и сотрудников – всех, кто внедряет и активно использует электронный документооборот от Linkos Group.
Основные месседжи конференции:
рассказать о новых возможностях ЭДО;
вдохновить присутствующих смело применять цифровые технологии;
поделиться практическими кейсами наших клиентов по переходу на электронный формат обмена;
показать преимущества, простоту и доступность ЭДО.
Среди приглашенных была компания БаДМ – ведущий дистрибьютор на фармацевтическом рынке Украины, который вот уже 25 лет заботится о здоровье нации, обеспечивает аптеки и лечебные учреждения страны гарантированно качественными лекарственными препаратами, товарами медицинского назначения. Представитель БаДМ Роман Лучков, директор департамента ІТ, принял участие в ЭДО TALKS: брифинге, посвященном внедрению е-документооборота. В формате открытого диалога он ответил на вопрос Олеси Линник, основательницы и управляющего партнера Linkos Group, которая очень хорошо разбирается в этой теме.
— Что побудило БаДМ отказаться от бумажного обмена первичными документами?
— Поскольку наша компания работает в секторе B2B, мы постоянно обмениваемся большим количеством документов с партнерами, и это отнимает много времени. Кроме того, для проверки подлинности подписей, у нас работал целый специальный отдел – более 30 человек собирали документацию по всем филиалам и занимались ее верификацией. Мы начали поиск инструментов для автоматизации и ускорения этих процессов, которые бы при этом гарантировали высокий уровень надежности.
— То есть, вы намекаете, что ЭДО оставил без работы 30 человек?
— Конечно, нет. Хочу сразу сказать, что весь отдел в полном составе до сих пор работает у нас. Просто у них появились более интересные задачи, чем рутинная и изнурительная сверка подписей. Для комфортного перехода к новому формату работы сотрудникам была предложена новая система мотивации КPI, которая побудила их более положительно воспринять изменения и с легкостью перейти на е-обмен, переориентироваться на новые задачи. С внедрением электронного документооборота к обмену электронной документами присоединились также менеджеры по работе с клиентами и сотрудники других подразделений, которые теперь формируют и отправляют документы самостоятельно. Только потом согласованные документы попадают в бухгалтерию на обработку.
— По каким критериям выбирали решение для ЭДО? И почему остановили свой выбор на нашей компании?
— Сначала компания находилась в поиске путей автоматизации процессов по распознаванию и сверке подписей и печатей. Но технически это оказалось слишком сложно. Поэтому обратили внимание на возможность изменений в бизнес-процессах и перехода в электронный формат обмена.
Ключевыми критериями для выбора определили: гибкость форматов и возможность расширения функциональности; технологичность; широкий круг пользователей из числа партнеров; наличие внешней квалифицированной технической поддержки; прогрессивность и инициативу. По этим критериям и была выбрана Linkos Group.
— Какую именно программу БаДМ использует и почему?
—Сегодня мы используем практически весь арсенал, который предлагает ваша компания: программу M.E.Doc, вебсервис СОТА, квалифицированную электронную подпись от ЦСК "Украина", и, соответственно, платформу для документообмена ПТАХ. Потому что наши партнеры пользуются различными системами, в некоторых случаях мы столкнулись с нетехнологичностью. А благодаря вашей широкой линейке решений мы можем обмениваться документами беспрепятственно со всеми – удобно и быстро.
— Как ваши партнеры восприняли переход на электронный документооборот?
— Сначала не очень радостно. Но мы проводили и проводим разъяснительную работу, вебинары по ЭДО, и таким образом снимаем все сомнения и страхи у контрагентов. Сейчас наши партнеры с большим количеством расходных накладных уже работают над автоматизацией собственных бизнес-процессов.
Бизнес готов к отказу от бумажных документов и перехода на их электронный формат. Внедрить ЭДО сегодня можно легко и быстро. И для этого не нужно перестраивать привычные для сотрудников рабочие процессы. Опыт крупных компаний, в частности БаДМ – лидера в фармацевтическом секторе Украины, это подтверждает.