Не шуршит. Чем манит компании бизнес #Безбумаги

Пол-офиса под архивами, недели на отчетности-переписку и бумажные расходы в сотни тысяч гривен. Сегодня обо всем этом ведущим компаниям в Украине стыдно даже вспоминать. Предприятия наперегонки оцифровывают бизнес-процессы. Уверяют: избавляются от бумажной зависимости не только ради экономии и "зеленого" имиджа, но и для спасения исчезающих лесов.

В последнюю неделю октября по стране прокатился флешмоб ко Всемирному дню без бумаги, во время которого украинские бизнес и защитники природы делились paperless-опытом в соцсетях. "Зеленую" волну запустил отечественный IT-разработчик электронного документооборота M.E.Doc.

OBOZREVATEL решил исследовать безбумажные кейсы и узнать, действительно ли бумага доживает свой век в управленческих кругах.

Как "зеленеют" компании

В сверхбыстром и перегруженном информацией мире самым ценным является время. Выигрывают те, кто первыми применили технологии, помогающие успевать все и даже больше. Отказываясь от тысячелетнего культа бумажного документа в пользу цифровизации, владельцы бизнесов тем самым значительно ускоряют процесс принятия управленческих решений - от ведения первичной документации и переговоров до заключения сделок с партнерами.

Выгоды от "зеленой" оптимизации бизнеса первыми почувствовали крупные компании, чья деятельность требует тонн печатной документации.

По данным национальной телекоммуникационной компании "Киевстар", ранее на одни только печатные счета-фактуры для обслуживания абонентов уходило более 72 тонн бумаги, ради которых уничтожались примерно 3,5 тысячи деревьев. С 2009 года "Киевстар" реализует программу экологического управления "Зеленый офис", в рамках которой компания полностью перешла на электронные бухгалтерию и документообмен от M.E.Doc.

Взяв среднее количество актов и счетов, которые рассылает "Киевстар" ежемесячно своим клиентам (400 тысяч), и стоимость отправки одного бумажного документа (от 8 гривен), получим более 3 млн грн экономии ежемесячно!

Быстро, удобно и надежно

Внедряет безбумажные инновации в пользу устойчивого развития и украинское подразделение оператора услуг по логистике - DHL, также выбрав программное обеспечение украинского производства.

"Рассчитываем на понимание и сотрудничество в вопросах документообмена со стороны наших клиентов и партнеров. Ведь мы стремимся сделать его более эффективным, чтобы избежать больших объемов бумажной работы и для сокращения дебиторской задолженности", - объясняет начальник отдела расчетов с клиентами DHL УКРАИНА Виктория Пастух.

Свой документообмен с клиентами и партнерами переводит в электронный формат и "Смарт Энерджи", входящая в одну из крупнейших промышленно-инвестиционных групп Украины. Интересно, что среди программных решений компания также отдала предпочтение отечественным продуктам M.E.Doc и веб-сервису СОТА.

"Несомненная эффективность электронного документообмена заключается в сокращении расходов и экономии различных ресурсов - временных, человеческих, пространственных. При этом обеспечивается не только ежедневный, но и долговременный эффект использования ЭДО. Компания получает удобный инструмент для организации работы сотрудников различных подразделений и совершенствование системы менеджмента в целом", - отмечает Владимир Бойко, руководитель IT-департамента группы компаний "Смарт Энерджи".

Сеть АЗК SOCAR тоже "оцифровала" внутреннюю и внешнюю коммуникацию, что значительно разгрузило бухгалтеров, ускорило взаимодействие с контрагентами и оптимизировало контроль хозяйственных операций.

"Учитывая большое количество документов, с которым ежедневно работает SOCAR, было принято решение использовать FlyDoc - сервис для обмена e-документами, имеющими юридическую силу, непосредственно из учетной системы 1С. Причем обмен беспрепятственно осуществляется и с контрагентами, которые пользуются другими программами и веб-сервисами", - рассказывает руководитель Департамента информационных технологий Дмитрий Грайф.

По словам главы Департамента корпоративных продаж сети автозаправочных комплексов "ОККО" Ирины Кучабской, клиенты из разных сфер и форм бизнеса быстро оценили и поддержали переход на безбумажные процессы. В "ОККО" выбрали программу M.E.Doc, потому что она позволяет не только создавать любые важные документы в электронном формате, но и мгновенно обмениваться ими и отчитываться в контролирующие органы.

"Это полностью решило вопросы использования каких-либо дополнительных ресурсов для внешнего документооборота и работы с отчетностью, более того, экономит рабочее время сотрудников, которое они раньше тратили на обмен документами", - делится впечатлениями Ирина Кучабская.

Отметим, что активно переходят на ЭДО не только частные, но и государственные компании, ведь любая хозяйственная операция без бумаги занимает всего несколько минут. С 2011 года электронные документы имеют в Украине законный статус и защищены электронной цифровой подписью (ЭЦП - ред.), которая обеспечивает надежную защиту информации.

Добавлять шкафы для бумажных архивов или сажать вместо этого деревья - каждый сознательно делает свой выбор. Но доказано: компании, которые внедряют "зеленые" инновации, во всем мире располагают большим доверием и лояльностью, чем те, кто их игнорируют.

Автор: Наталья Кручек