Як розподіляти пріоритети в запитах із фронту: волонтери NIX поділилися порадами

Від початку повномасштабної війни ІТ-команда NIX передала нашим захисникам допомоги на близько 1 млрд 300 млн гривень (станом на грудень 2023-го). Так вдалося закрити різноманітні потреби: від військового одягу та аптечок до тепловізорів, дронів та автівок. І це лише основні, незмінні позиції волонтерських закупівель. Зазвичай запити змінюються залежно від пори року та ситуації на фронті. Тож упевнено можна сказати: команда накопичила достатньо досвіду щодо того, як працювати із запитами з передової.

Кожен волонтер підтвердить: ресурсів ніколи не вистачає. Фінансових, часових, особистих – будь-яких. Часто доводиться обирати: кому допомогти спершу, чий запит підхопити в наступну чергу чи перенаправити на інших волонтерів. Практично і психологічно вибір складний, але все-таки можливий. Як щоденним запитам із фронту дають раду у волонтерському штабі NIX – дізнаємося в айтівців-волонтерів.

Крок перший – перевірити актуальність запиту

Приймати запити від військових бригад та розставляти їх за важливістю/швидкістю вирішення можна лише тоді, коли ви цілком впевнені: ці запити правдиві. Тож питання пріоритетів має йти виключно після валідації заявок.

На що звертають увагу Ніксові волонтери:

• Чи знайомі з військовим особисто / чи мають спільні контакти. Ідеальний варіант, коли ви знаєте людину. Також це може бути родич, друг, колега військового. До цієї категорії можна віднести й бійців, з якими ви вже спілкувалися. Постійна співпраця з одними й тими самими в/ч або підрозділами спрощує роботу волонтера.

• Рекомендації. Якщо військових до вас приводить "посередник", ви теж маєте довіряти цій людині. Добре, якщо ви близько знайомі. Інакше треба знайти інше підґрунтя для довіри. В офіційній формі заявки до волонтерського штабу NIX є пункт про "поручителя" – хто вас може порекомендувати, якщо ви звертаєтесь за допомогою для військових.

• Документи. Якщо йдеться про масштабну, коштовну допомогу на підрозділ (наприклад, машина чи партія дронів), слід запитати документи, що підтверджують необхідність та доцільність такої допомоги. Це може бути офіційний запит від командування, акт прийому техніки на баланс частини тощо.

• Комунікація. Завжди говоріть із заявником. Добре, коли він може аргументовано пояснити, що потрібно і чому саме це. Наприклад, генератор такої-то потужності, бо у бригади є потреба заживити таку-то техніку. Якщо ж наразі змістової відповіді немає або потрібні уточнення – такий запит відкладається до з'ясування всіх деталей.

Аліна Ловчиновська, волонтерка, Business Development Manager в NIX:

"На жаль, жоден із методів валідації не дає гарантії. У шахраїв може бути чудова комунікація, вони постійно на зв’язку та нададуть тобі 100500 фоток для звітів. Документи – теж не панацея. Будемо відверті: якщо хтось навчився списувати дрони як загублені та продавати їх на OLX, ви з цим нічого не зробите. А по документах все буде ОК. Тому просто пам’ятайте про такі моменти та намагайтесь переконатися, що ви на своєму рівні перевірили все, що могли".

Крок другий – визначити пріоритети

Заявки відібрані, у вас вже є шортлист. Критеріїв для визначення важливості запитів безліч. У кожного волонтера свій підхід. Залежно від наявних ресурсів та специфіки задач у певний момент ці пріоритети можуть змінюватися. Або ж запити будуть мінятися позиціями в умовному топі.

Наведений нижче список не слід сприймати як догму. Проте ці поради можуть допомогти вам як волонтеру ефективніше працювати із запитами військових.

• Локація

Чим ближче захисники до лінії фронту, тим швидше потрібно закривати їхні запити. Особливо критичними вважаються заявки від тих, хто знаходиться "‎на нулі", хто перебуває під ворожими атаками щодня, а також від тих, хто в бою фактично втратив майже або все спорядження. Заявки з більш-менш спокійних регіонів стають у чергу. Звичайно, і там бійці часто потребують підтримки. Та поки вони на ротації чи на навчанні далеко від бойових дій, їхній запит поступається іншим, тим, хто в "гарячих‎" точках.

Дмитро Ручинський, волонтер, Event Group Lead в NIX:

"Серед "моїх" військових є ті, хто постійно на "передку". Їхні запити для нас першочергові. Хоча тут ми систематизуємо роботу. Більшість таких запитів регулярні, їх можна спланувати, врахувати наперед. Наприклад, ремонт машин, купівля розхідників. Я домовився з військовими, щоб вони подавали список запитів заздалегідь, бажано за місяць. Єдине виключення – ССО. Вони попереду всіх і можуть бути на бойових завдання кілька днів чи навіть тижнів поспіль. Тому коли б вони не звернулися – реагуємо позачергово".

• Кількість користувачів

Що більше "юзерів" отримає користь від наданої підтримки, тим краще. Має бути комплексний підхід на всіх рівнях. Наприклад, $6000 краще витратити на машину для підрозділу, ніж на один дуже крутий прилад нічного бачення, але для одного військового. Десять відносно недорогих дронів кращі за один коштовний.

Як кажуть Ніксові волонтери, на практиці якісь конкретні рукавички, мультитули або щось інше дрібне військові купують самостійно. Персональні речі, недорогі – не проблема. А от дрон чи тепловізор військовий купити не може. Звісно, кожен запит треба розбирати окремо, але профіт в плані кількості користувачів тією чи іншою річчю – має стати одним із головних критеріїв оцінки.

Євген Котельницький, волонтер, ​​Head of CMS Departament в NIX:

"Я полюбляю закривати кількість, опт. У цьому більше ефективності, як на мене. На покупку одного ПНБ я витрачу майже стільки ж часу, скільки й на десяток. Знайти магазин, поспілкуватися з усіма, оплатити, отримати, передати... А за умови обмеженого часу так я принесу більше користі. Зрозуміло, що не варто впадати в крайнощі. Я завжди намагаюся шукати золоту середину: не багато й не мало, не супердорого і не зовсім за дешево".

• Ваша спеціалізація

Якщо ви волонтерите давно, системно – знайдіть у цій діяльності свої "теми". Медикаменти, електроніка, авто, форма – будь-що. В NIX є куратори за кожним напрямом, вони ж – тотожні популярним запитам із фронту.

У профільних групах волонтери можуть фахово пояснити, що з товарів краще відповідає запиту, наскільки швидко це вдасться знайти та придбати. Інколи навіть не кожен військовий знає, що, наприклад, для скидання боєприпасів краще підійде дрон Mavic 3 Classic, а для розвідки – Mavic 3 Pro (у нього ліпше камера). Часто просять якесь круте оснащення, хоча потребу закриє виріб удвічі дешевше.

Волонтери NIX вже досить добре розуміються на цінах в Україні, Європі та Китаї, мають контакти перевірених продавців і багато реальних відгуків з передової. Якщо братись за нову тему, слід вивчати цей напрям, розібратися в можливостях техніки, шукати постачальників із відгуками. Але і тут, щоб раціонально використати час на допомогу, краще перенаправити нецільовий запит до інших волонтерів, які на відміну від вас володіють потрібними знаннями.

Дмитро Ручинський:

"Одного разу попросили біноклі за 10 000 гривень. Це крута штука, але запропонував інші за 2500. Обговорили, надіслав товар – військові були в захваті. Магазин ще й знижку зробив, бо постійно в них купую. Або інший приклад – планшети Samsung. Класні, але за умови використання в штабі. Корпус цих планшетів не витримує польових умов. Дві найбільш потрібні військовим програми "лагають" через фірмовий софт. Спробували Oukitel. Без зайвих застосунків, броньовані, дешеві – і от вже рік для окопів не купую Samsung. Усі задоволені іншою маркою".

• Кваліфікація військових

Делікатна, складна для оцінки тема – рівень підготовки захисників. Ви як волонтер маєте діяти не з позиції "‎шкода людину чи ні". Варто думати про ефективність допомоги. Наприклад, якщо дати дорогий приціл професіоналу, який воював ще до повномасштабного вторгнення, а нині бере участь у спеціальних операціях – це буде більш продуктивно, ніж дати цю ж оптику початківцю, який відносно нещодавно пішов на фронт. Скоріше за все, в нього спершу не буде таких складних завдань, де кращий приціл виправдає кожну копійчину.

Досвід і навички заявників оцінити дійсно дуже важко. Але зазвичай профі грамотно пояснює свій запит і для чого йому потрібне конкретне якісне обладнання.

Євген Котельницький:

"Інколи до нас можуть звернутися круті професіонали, попросити якісь рідкісні, дорогі FPV-окуляри, пульти, РЛС. Вони ще й знаходяться у самому вирі подій на фронті. Намагаюся виконувати такі запити поза чергою. Адже мені очевидно: якщо я сьогодні це закрию, то буквально завтра хлопці будуть ефективно нищити ворогів. Може, звучить суб’єктивно, але що поробиш у такий час?".

• Звітність військових

Цей фактор діє з тими заявниками, які звертаються не вперше. Якщо військовий вчасно надсилає звіти, які не соромно показати донатерам, його наступні заявки можуть підійматися в черзі. З досвіду волонтерів NIX, на ті підрозділи, які швидко надсилають фото та відео з переданим обладнанням, простіше й швидше збирати нові банки з донатами. Ідеально, коли з боку військових є постійний заявник, який від імені частини співпрацює з волонтерами. Такі люди розуміють важливість змістовних, вчасних звітів.

• Вартість обладнання

Якщо у вас у соцмережах немає десятків тисяч підписників, висока ймовірність, що ви не зберете умовний мільйон гривень на заявку. Куратори волонтерського штабу NIX визнають: вони не раз відмовляли, наприклад, на ПНБ III покоління, бо не мали відповідного спонсора. Хоча вчасна відмова це теж плюс. Тоді військові не будуть довго чекати, покладаючись на вас, коли гарантії немає. Вони не гаятимуть час і звернуться до інших. Ви ж зможете зосередитися на швидкому закритті запитів із меншими, посильними сумами.

Дмитро Ручинський:

"Я завжди намагаюсь працювати із запитами, які відповідають моїм ресурсам. Якщо мене питають, чи зможемо ми полагодити позашляховик за 50 000 гривень, відповідаю: так, це цілком можливо. Якщо ж просять дрон Matrice за 350 000 чи 750 000 гривень, то відразу кажу: вибачте, це вже не до мене. Хлопці не ображаються, вони все розуміють. А тому спокійно шукають бюджет далі, а до мене повернуться потім з іншим запитом".

• Кількість запитів

Цей фактор не стільки про якість самої заявки, скільки про ваші внутрішні процеси. У разі великої кількості запитів зі статусом "‎В обробці" щось доведеться ставити в довгу чергу. Звернення військових ніколи не надходять рівномірно. З досвіду Ніксів, бувають дні, коли обробляєш один-два запити. А буває – тонеш у десятках повідомлень на пошті та в месенджерах. Тож радять діяти так: або домовлятися про відтермінування запиту, або відмовляти, аргументуючи вашу поточну ситуацію із запитами. Інакше система волонтерської допомоги перестане працювати як слід, а всі пріоритети загалом втратять сенс.

Олександр Авдєєв, волонтер, інженер технічної підтримки в NIX:

"Для мене одним із пріоритетів є давність заявок. З одного боку, ми намагаємося закривати термінові збори. З іншого – примушувати когось чекати пів року просто неправильно. Це неповага. Який ти тоді волонтер, раз береш заявку і не виконуєш обіцянок? Це негативно впливає на твою репутацію як волонтера. Тому я регулярно відстежую, щоб не збиралося багато старих, незакритих запитів. Навіть якщо за іншими критеріями вони менш пріоритетні".

• Наявність замовленого оснащення

За інших рівних умов варто закрити ту заявку, яку можна виконати мало не завтра. Якщо знаєте, що потрібне обладнання за адекватною ціною є в наявності, а у вас – вистачає на це коштів, сміливо підвищуйте пріоритет цього запиту. Ще краще, коли хтось із волонтерів чи донатерів віддає потрібну річ із власних ресурсів, хоча таке буває рідко. Саме тому наявність товару може бути гарним маркером для певних заявок.

Олександр Авдєєв:

"Раніше я займався аптечками та часто закуповував їх наперед, по акціях. Якісні гемостатики коштували в середньому 1000 гривень, але інколи траплялися за 800. Якщо були гроші, купляв їх ящиками та складав удома. І коли до мене зверталися по гемостатики, того ж дня відправляв бійцям усе необхідне. Відчуття для волонтера круті: і швидко допоміг, закрив запит, й ефективно використав бюджет".

Чому терміновість не завжди є пріоритетом?

Це працювало на початку повномасштабної війни, коли в армії були проблеми з постачанням всього найнеобхіднішого. Це справедливо і після "‎прильотів" по позиціях військових. Наразі Україна знаходиться на тій стадії війни, коли можна діяти планомірно. А тому терміновість у запитах не може бути вищою, наприклад, за вартість оснащення чи техніки. Недоцільно купувати щось на кілька тисяч гривень дорожче лише тому, що доставка завтра, а не через місяць. У результаті буде чимала переплата, яка могла б закрити інший терміновий збір. Закупівлі мають бути не емоційними, а виваженими.

Чи можна рухати запити у черзі? Так, але є нюанси

Коли ви вже щось пообіцяли, це треба виконати за будь-яких умов. Але зміщення пріоритетів може викликати проблеми. Щоб уникнути їх, Ніксові волонтери радять організувати процес таким чином:

• Не називайте точні дати передачі замовленого товару. Зорієнтуйте хоча б приблизно, але краще без конкретики по типу "Ви отримаєте це 5 березня". Це виправдано, як мінімум через те, що терміни можуть посунути постачальники, можуть виникнути затримки на кордоні, якісь моменти із розмитненням, повільним збором донатів чи іншими обставинами, які від вас не залежать.

• Інформуйте заявника про етапи виконання запиту. Не можна взяти заявку, сказати, що щось буде за місяць, – і пропасти. Важлива прозорість у спілкуванні. Зібрали гроші? Оплатили? Замовлення відправлено? Повідомляйте про кожен крок. Так люди бачать, що процес рухається. Це підвищує довіру до вас і до вашої волонтерської спільноти.

• Пояснюйте особливості виконання запитів. Не бійтеся нагадувати військовим, що заявок багато, всі чекають, збори зараз йдуть важко. Але й не обіцяйте неможливого. Наприклад, якщо бійцям потрібно 20 дронів, а ви можете дати лише 2, так і скажіть. Хтось може запропонувати розтягнути пошук і закупівлю тих 20 дронів на пів року, але це шлях у нікуди. Ви ж, нехай і меншим обсягом, але вже допоможете. Обговоріть можливі варіанти та разом узгодьте, на чому ви зосередитесь у межах своєї компетенції, а з чим краще піти до інших волонтерів. Обов'язково погодьте дедлайни.

Євген Котельницький:

"Постійно доводиться рухати когось по черзі, коли мова про FPV-дрони, зроблені в Україні. Жодного разу їх доставка не була вчасною. Я вже роздумую, щоб спочатку закуповувати ці дрони, а потім брати на них заявки. Такі плани й зі Starlink-ами. Але тут ситуація інша – вони потрібні регулярно. Тож коли є можливість їх придбати (особливо задешево), одразу беру. Це краще, ніж потім довго чекати та виправдовуватися перед військовими, що у постачальників знову затримки на кордоні або ще десь".

Яку б систему пріоритетів ви не обрали, ця робота залишиться багато в чому суб’єктивною. Подекуди навіть інтуїтивною. Але без цього неможливо уявити діяльність волонтера під час війни. Тож вибудовуйте якісну комунікацію з усіма – з військовими, зі своїми колегами – та пам’ятайте про кінцеву мету свого волонтерства. Ви – працюєте на Перемогу.