БаДМ використовує ЕДО від Linkos Group. Лідери працюють #БЕЗПАПЕРУ

У останні травневі вихідні, на одному з найкращих бізнес-майданчиків столиці, КВЦ “Парковий”, відбулася всеукраїнська ІТ-конференція “Форсайт 1.9 Майбутні”, присвячена електронному документообігу (ЕДО). Організував масштабний захід національний розробник програмних рішень — Linkos Group, що вже 19 років поспіль створює безпаперові технології: оцифровує звітність та бухгалтерські документи на ринку України.

Футуристичний стиль, іншопланетні персонажі та роботи зустрічали гостей і учасників події, що створювало відповідну атмосферу технологічного майбутнього. Захід зібрав лідерів ринку з різних галузей, стратегічних бізнес-партнерів та співробітників — усіх, хто впроваджує та активно використовує електронний документообіг від Linkos Group.

Основні месиджі конференції:

• розказати про нові можливості ЕДО;

• надихнути присутніх сміливо застосовувати цифрові технології;

• поділитись практичними кейсами наших клієнтів з переходу на електронний формат обміну;

• показати переваги, простоту та доступність ЕДО.

Серед запрошених була компанія БаДМ — провідний дистриб'ютор на фармацевтичному ринку України, який ось уже 25 років піклується про здоров'я нації, забезпечує аптеки та лікувальні заклади країни гарантовано якісними лікарськими засобами, товарами медичного призначення. Представник БаДМ Роман Лучков, директор департаменту ІТ, взяв участь у ЕДО TALKS: брифінгу, присвяченому впровадженню е-документообігу. У форматі відкритого діалогу він відповів на запитання Олесі Линник, засновниці та керівної партнерки Linkos Group, яка дуже добре знається на цій темі.

— Що спонукало БаДМ відмовитися від паперового обміну первинними документами?

— Оскільки наша компанія працює у секторі B2B, ми постійно обмінюємося великою кількістю документів з партнерами, що забирає багато часу. Окрім того, для перевірки автентичності підписів у нас працював цілий окремий відділ — понад 30 осіб, які збирали документацію з усіх філій та займалися її верифікацією. Ми почали пошук інструментів для автоматизації та прискорення цих процесів, що б при цьому гарантували високий рівень надійності.

— Тобто, ви натякаєте, що ЕДО залишив без роботи 30 осіб?

— Звісно, ні. Хочу відразу сказати, що весь відділ у повному складі досі працює у нас. Просто у них з'явилися більш цікаві завдання, ніж рутинна та виснажлива звірка підписів. Для комфортного переходу до нового формату роботи, співробітникам була запропонована нова система мотивації КPI, яка спонукала їх більш позитивно сприйняти зміни та з легкістю перейти на е-обмін, переорієнтуватися на нові задачі. З впровадженням ЕДО, до обміну е-документами долучилися також менеджери по роботі з клієнтами та співробітники інших підрозділів, які тепер формують та відправляють документи власноруч. Лише потім погоджені документи потрапляють в бухгалтерію на обробку.

— За якими критеріями обирали рішення для ЕДО? І чому зупинили свій вибір на нашій компанії?

— Спочатку компанія перебувала в пошуку шляхів автоматизації процесів по розпізнаванню та звірці підписів і печаток. Але технічно це виявилось надто складно. Тож звернули увагу на можливість змін в бізнес-процесах і переходу в електронний формат обміну.

Ключовими критеріями для вибору визначили: гнучкість форматів та можливість розширення функціональності; технологічність; широкий загал користувачів з числа партнерів; наявність зовнішньої кваліфікованої технічної підтримки; прогресивність та ініціатива. За цими критеріями й було обрано Linkos Group.

— Яку саме програму БаДМ використовує і чому?

—Сьогодні ми використовуємо практично увесь арсенал, що пропонує ваша компанія: програму M.E.Doc, вебсервіс СОТА, кваліфікований електронний підпис від ЦСК "Україна", і, відповідно, платформу для документообміну ПТАХ. Тому що наші партнери користуються різними системами, у деяких випадках ми стикнулися з нетехнологічністю. А завдяки вашій широкій лінійці рішень ми можемо обмінюватися документами безперешкодно з усіма — зручно та швидко.

— Як ваші партнери сприйняли перехід на електронний документообіг?

— Спочатку не дуже радісно. Але ми проводили та проводимо роз'яснювальну роботу, вебінари щодо ЕДО, й таким чином знімаємо усі сумніви та страхи у контрагентів. Зараз наші партнери з великою кількістю видаткових накладних уже працюють над автоматизацією власних бізнес-процесів.

Бізнес готовий до відмови від паперових документів й переходу на їх електронний формат. Впровадити ЕДО сьогодні можна легко та швидко. І для цього не потрібно перелаштовувати звичні для співробітників робочі процеси. Досвід великих компаній, зокрема БаДМ — лідера у фармацевтичному секторі України, це підтверджує.